Академия Pravo Tech
Я хочу изучить
Case.one

Задачи и дедлайны: повышаем эффективность

Создавайте задачи прямо из карточки дела или раздела "Задачи" в основном меню. Заполняйте карточку задачи, добавляя описание, сроки и исполнителей – это позволит вам эффективнее взаимодействовать с коллегами в процессе работы над делом.

Создание задачи из основного меню

Создавать задачи можно несколькими способами: из раздела "Задачи" основного меню, из карточки дела, перейдя на вкладку "Задачи", из формы события или из календаря. Ниже рассмотрим первый способ.

  1. Откройте раздел "Задачи".
  2. Нажмите на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу страницы.
  3. В открывшемся окне заполните обязательные поля: название дела и задачи.
  4. Внесите информацию в остальные поля: добавьте описание, дату и время, уточните срок выполнения и укажите приоритет задачи.
  5. Также вы можете настроить напоминание о сроке задачи.
  6. Назначьте исполнителя – в поле "Ответственный" введите фамилию или электронную почту и выберите нужного пользователя из выпадающего списка.
    Обратите внимание: если над задачей работает несколько человек, вы можете указать несколько ответственных.
  7. При необходимости прикрепите файл.
  8. Для завершения процесса нажмите кнопку "Сохранить".

Вы также можете создать новую задачу, нажав горячую клавишу "Н" в русской раскладке.

Case.one позволяет фиксировать затраченное время по каждой задаче. Если забыли вовремя включить таймер, вы всегда сможете ввести затраченное время задним числом.

Чтобы указать потраченное на задачу время, воспользуйтесь блоком активности на оранжевой панели с таймерами.

  1. Откройте нужную вам задачу.
  2. Выберите один из предложенных системой вариантов на оранжевой панели.
  3. В появившейся строке с таймером выберите тип активности, по необходимости, внесите информацию в остальные поля.
  4. Для ввода затраченного времени вручную нажмите кнопку "Ввести время" на оранжевой панели.
  5. В появившейся строке с таймером укажите количество затраченных часов и минут, и выберите тип активности.
  6. Нажмите кнопку "Сохранить".

Затраченное на задачу время можно ввести вручную или используя значения, предложенные системой. Зафиксированное в задаче время можно будет добавить в счет.

Создание задачи из формы события

1. Кликните на название события, к которому хотите создать задачу.
2. Нажмите на значок "⋮" в правом верхнем углу открывшейся формы.
3. Выберите пункт "Создать задачу".
4. В открывшемся окне заполните обязательные поля: название дела и задачи.
5. Внесите информацию в остальные поля: добавьте описание, дату и время, уточните срок выполнения и укажите приоритет задачи.
6. Нажмите "Сохранить" на формах задачи и события.

Создание задачи из календаря

1. Откройте раздел "Календарь" в главном меню.
2. Нажмите на нужный день.
3. Перейдите на вкладку "Задача".
4. Задайте название.
5. Внесите дату и время выполнения.
6. Выберите из выпадающих списков дело и ответственного.
7. Введите короткое описание.
8. Нажмите на кнопку "Сохранить".

Настройка напоминаний о сроке задачи

Если вам важно не забыть дату начала работы над задачей или ее приближающийся дедлайн, настройте уведомления и система поможет не пропустить ничего важного. Укажите, за сколько времени до завершения дедлайна вы хотите получить уведомление и система пришлет вам напоминание на ваш Email.

  1. Откройте интересующую задачу, кликнув по её названию, или нажмите значок "" в конце строки и выберите пункт "Редактировать. 
  2. Кликните по полю "Напоминание" и выберите одно или несколько подходящих вариантов:
    — В срок выполнения задачи;
    — за 5 минут;
    — за 15 минут;
    — за 30 минут;
    — за 1 час;
    — за 2 часа;
    — за 1 день;
    — за 2 дня.
    Обратите внимание: вы можете выбрать все предложенные варианты напоминаний. Case.one направит уведомление на ваш Email к каждому выбранному сроку.
  3. Если вы не хотите получать уведомления, выберите в поле "Напоминание" вариант "Никогда".
  4. Чтобы зафиксировать изменения, нажмите кнопку "Сохранить".

В указанное время вы получите Email-напоминание по выбранной задаче.

Создание подзадачи

Сложные и трудоёмкие задачи удобно разбить на несколько мелких подзадач и на каждую назначить ответственного.

  1. Откройте задачу или создайте новую.
  2. Перейдите во вкладку "Подзадачи", кликните по значку "" и выберите функцию "Добавить подзадачу" – появится новое окно для создания подзадачи.
  3. В открывшемся окне заполните обязательные поля: название подзадачи и дата.
  4. Внесите информацию в остальные поля: добавьте описание, уточните срок выполнения и укажите приоритет задачи.
  5. Назначьте исполнителя – в поле "Ответственный" введите фамилию пользователя или его электронную почту.
  6. Нажмите кнопку "Сохранить".
  7. Для создания ещё одной подзадачи кликните по значку "" и выберите функцию "Добавить подзадачу".
  8. Для завершения процесса нажмите кнопку "Сохранить" в окне главной задачи.

Обратите внимание: в подзадаче есть ссылка на родительскую задачу.

Просмотр истории изменений в задаче

Вы можете посмотреть историю задачи на одноименной вкладке, там отображается список действий (например: создание, просмотр, изменение задачи, загрузка документа) с датой и именем пользователя.

  1. Откройте интересующую задачу, кликнув по её названию.
  2. Перейдите на вкладку "История".
  3. Перед вами откроется вся история изменений задачи. 
  4. Если в изменении есть подробная информация, вы можете развернуть её, кликнув по значку "Стрелочка".

Просмотр и фильтрация списка задач

Все задачи и подзадачи хранятся в карточке дела, а также их можно посмотреть в разделе "Задачи" в основном меню. Для быстрого поиска нужной задачи помогут специальные фильтры.

  1. Откройте в основном меню раздел "Задачи".
  2. Для удобного просмотра списка группируйте задачи:
    — по делам;
    — по ответственным;
    — по типам дел.
  3. Для поиска нужной задачи установите интересующие фильтры:
    — статус;
    — проект;
    — дело;
    — автор;
    — дата выполнения;
    — дата создания;
    — ответственный;
    — подразделение.

Система сформирует список задач, подходящих под заданные условия. Для установки новых параметров нажмите кнопку "Сбросить" и настройте другие фильтры.

Редактирование задачи

Вы можете вносить изменения в созданные задачи в любой момент. Для этого откройте интересующую задачу, кликнув по её названию или нажмите значок "" в конце строки и выберите пункт "Редактировать". Затем внесите все необходимые правки и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы зафиксировать изменения.

Перенос задачи в другое дело

В Case.one очень просто перенести задачу вместе с подзадачами из одного дела в другое. 

  1. Откройте интересующую вас задачу.
  2. Кликните по полю с номером или наименованием дела.
  3. Из выпадающего списка выберите дело, в которое хотите перенести задачу.
  4. Для сохранения изменений нажмите на кнопку "Сохранить".

Обратите внимание: для переноса задачи у вас должны быть права "Редактирование" на дело, в котором она находится в данный момент. При изменении дела, оно изменится во всех событиях в ленте, связанных с этой задачей.

Удаление задачи

Удаление возможно двумя способами: из карточки дела или из раздела "Задачи" в основном меню.

  1. В основном меню выберите раздел "Задачи".
  2. Кликните по значку "" в конце строки с названием интересующей задачи и выберите пункт "Удалить".
  3. Подтвердите действие, кликнув "Удалить", или отмените действие.
Планируйте работу через постановку задач, распределяйте задачи между сотрудниками и контролируйте сроки их выполнения. Организуйте эффективный рабочий процесс вместе с технологиями Case.one.

Оцените курс

Насколько курс был вам полезен?
Спасибо за оценку!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Рекомендуем посмотреть

Выставляйте счета с учетом расходов и затрачиваемого времени

  • Фиксируйте расходы и затраченное время, создавайте счета и выставляйте их прямо из системы Case.one.
Смотреть

Как за один день организовать дистанционную работу команды

  • Ведите проекты и управляйте командой в едином интерфейсе из любой точки мира с Case.one.
Смотреть
Case.one

Система управления юридическими процессами.
Начните работать уже сегодня

начать работу