В условиях современного мира особенно важно становится эффективное управление распределенной командой. Система Case.one помогает организовать процесс без лишних звонков, ожидания ответа собеседника в мессенджере или по почте, что экономит значительную часть времени. Вы всегда в курсе последних событий по интересующим задачам.
Лента событий
Прежде всего система позволяет узнавать обо всех изменениях в работе компании в целом, и отдельно каждого сотрудника. Действия пользователей отображаются в ленте событий, которую можно фильтровать по исполнителям, дедлайнам или типам активности. Это дает возможность быстро найти нужную информацию, быть в курсе новых встреч, заседаний или просмотреть добавленные в дела документы.
Настройка уведомлений
В системе есть два вида уведомлений: стандартные и настраиваемые. Стандартные отправляются системой и приходят всегда, а настраиваемые приходят только тогда, когда вы подписаны на конкретное дело и выбрали интересующие типы уведомлений.
Поиск и фильтрация
Не потеряться в ежедневном потоке рабочих новостей поможет набор фильтров. События можно сортировать по времени или дате создания, фильтровать по проектам и делам, указывать тип события и отмечать нужных исполнителей.
Измеряйте производительность сотрудников с помощью трекера задач и дедлайнов
Case.one позволяет вручную ставить задачи коллегам, следить за распределением ресурсов и контролировать сроки и ход выполнения. Кроме того, система даёт возможность создать сценарий автоматизации, и рутинные задачи будут создаваться без вмешательства пользователя. Детали задачи можно обсудить прямо в системе – в комментариях.
Добавляйте события и задачи
В систему Case.one можно вносить задачи и события – будь то встреча с клиентом, подготовка документов или участие в заседании. Вся хронология работы отображается в карточке дела.
Совместная работа над задачей
Система Case.one позволяет снизить нагрузку на одного сотрудника и ускорить работу. Большую задачу можно разбить на подзадачи и распределить их по разным сотрудникам. Указанные пользователи сразу получат уведомление о назначении задачи и смогут приступить к работе.
Автоматизированная работа
Сценарии автоматизации помогают настроить автоматическое заполнение полей, создание задач, событий или уведомлений при определенных действиях пользователей в системе.
Контролируйте 100% рабочего времени удалённых сотрудников
Многие фирмы работают по часовой оплате, выставляя счета клиенту. В Case.one можно вести учет затраченного времени по любой активности автоматически или вручную. Case.one автоматически подсчитывает затраченное время для выставления счета.
Внесение затраченного времени вручную
Указывайте по любому событию, сколько времени потрачено. С помощью искусственного интеллекта Case.one анализирует, какое время вы чаще всего вносите. Выберите одно из предложенных значений или добавьте время вручную.
Автоматическое внесение затраченного времени
Таймеры позволяют вести учет затраченного времени по любой активности. Пользователь может запустить таймер, и система сама проследит, сколько времени было потрачено на ту или иную задачу.
Выставление счетов в один клик
Система автоматически переводит все ваши расходы и затраченное время в общий счет. В зависимости от настроек, могут использоваться почасовые или фиксированные ставки. Подсчет затраченного времени и выставление счета происходит автоматически на основе указанных исполнителем часов и минут. Также можно сформировать клиенту счет на депозит.
Обеспечьте руководству и клиентам доступ к отчётам юристов
Вся информация по проектам и делам может быть использована для составления различного рода отчетов. Конструктор отчетов позволяет выбрать, какие данные вывести в таблицу. Пользователю необходимо задать параметры и озаглавить колонки будущей таблицы. Отчет формируется автоматически, но только по тем проектам и делам, к которым открыт доступ у пользователя, создающего отчет.
Стандартные отчёты
Стандартные отчеты уже настроены в системе: загрузка по задачам, детализация по затраченному времени, данные по категориям дел и клиентским оплатам. Благодаря наглядным графикам работать с такими отчетами удобнее.
Настраиваемые отчёты
Всю информацию по делам, внесенную в Case.one, можно вывести в отчет. Нужно просто указать, из каких полей забрать информацию – данные сводятся в единую таблицу автоматически.
Работа с отчётами офлайн
Готовые отчеты можно скачать в форматах .xls и .csv для анализа показателей в оффлайн режиме или их отправки руководителю. Если выгрузить отчет по шаблону, таблица с данными из Case.one будет автоматически вставлена в нужную часть документа.
Синхронизируйтесь с командой в едином календаре
Расписание заседаний, задач и других событий по делам можно посмотреть в разделе "Календарь", куда информация поступает автоматически по мере появления в системе. Здесь же можно просмотреть расписание конкретного календаря или отдельного участника. Смарт-календари позволяют просмотреть список событий и задач по конкретным параметрам.
По умолчанию в системе доступно три календаря:
Общий календарь – общие события компании, доступные всем пользователям.
Мой календарь – события, доступные вам.
Задачи – все задачи, которые доступны вам в системе.
Вы можете создавать собственные календари. Чтобы событие попало в нужный календарь, при его создании укажите, в какой календарь его добавить. По умолчанию все события сохраняются в Общем календаре.
Обеспечьте сохранность корпоративной информации
Case.one позволяет передавать дела другим сотрудникам в один клик. Нужно просто выбрать пользователя или группу пользователей, с кем вы хотите поделиться информацией.
В карточке дела пользователи видят следующую информацию:
Задачи – все задачи по данному делу. Здесь можно просмотреть историю задач, создать новую задачу или отредактировать уже существующую.
События – все события, которые происходят по данному делу.
Документы – все документы по данному делу. Здесь можно добавить новые документы или отредактировать уже существующие.
Время – все затраченное время на задачи и события по настоящему делу. Здесь можно отредактировать потраченное время.
Заметки – все заметки по данному делу.
Папка – папка, в которой находится дело в системе.
Тип дела – классификация дела.
Название дела – название или номер дела.
Ответственный – пользователь, на которого назначено данное дело.
Заказчик – участник дела.
Описание – краткое описание дела.
Получите удаленный доступ к корпоративным ресурсам
Решайте задачи удаленного доступа комплексно – с помощью мощной поисковой системы и технологий машинного обучения. С продуктом File.one ваши сотрудники получат безопасный доступ ко всем документам компании из любой точки мира.
File.one – интеллектуальная система для поиска и управления файлами из облачных, локальных, сетевых хранилищ и почтовых клиентов.
Система позволяет работать с файлами, находящимися на разных ресурсах, в том числе на рабочем компьютере, из любого места. Это значительно уменьшает время поиска нужной информации. С помощью технологии тегирования файлов и рекордного количества поисковых фильтров сервис обеспечивает максимальную скорость поиска документов, а предиктивное кодирование позволяет ускорить анализ больших объемов информации.
Выполните три простых шага для эффективного управления вашими файлами в единой системе:
1. В разделе "Настройки" выставите необходимые параметры системы и пригласите в нее сотрудников.
2. Подключите ваши источники к сервису, синхронизировав необходимые папки с системой File.one в разделе "Файлы".
3. Находите файлы и документы в пару кликов в разделе "Поиск", оставляйте к ним комментарии и скачивайте для дальнейшей работы.
Сохраняйте производительность команды с помощью бота-ассистента
Чтобы ваши сотрудники не работали в режиме 24/7, начните работать с Form.one. Подключайте чат-ботов для сбора информации от клиентов или обработки запросов от внутренних подразделений.
Form.one – система для создания, развертывания и мониторинга чат-ботов. На базе Form.one вы сможете создать роботов для любых типовых процедур: сбора и первичной обработки данных клиента, заполнения документов, консультаций и подготовки юридических заключений.
Четыре простых шага позволят вам экономить ресурсы и автоматизировать работу с клиентами:
1. В разделе "Пользователи" настройте доступ сотрудников к системе.
2. Разработайте сценарий диалога с клиентом и составьте для него схему бота в разделе "Чат-боты".
3. Отправьте клиенту ссылку на бота или установите его на свой сайт.
4. Собирайте данные о диалогах с клиентами и скачивайте вложенные файлы в разделе "Диалоги".
