Академия Pravo Tech
Я хочу изучить
Case.one

Храните данные по клиентам, контрагентам и участникам дел в единой системе

С помощью модуля "Контакты" пользователи могут формировать собственную базу по компаниям, физическим лицам и государственным органам, которые являлись участниками дел пользователей. Давайте разберем, как работать с контактами в системе Case.one.

Создание карточки физического лица

Создать карточку физического лица можно двумя способами: из карточки дела, перейдя на вкладку "Участники", или из раздела "Контакты" основного меню. Список добавленных участников выстраивается в алфавитном порядке.

  1. Откройте раздел "Контакты" в основном меню.
  2. Нажмите на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу страницы.
  3. Кликните по значку "Физическое лицо".
  4. В появившемся окне заполните обязательные поля – Фамилия и Имя.
  5. При необходимости внесите информацию в дополнительные поля: укажите отчество, дату рождения, название организации, должность, телефон, электронную почту, сайт и адрес.
  6. Для сохранения нажмите кнопку "Добавить".

Также новое физическое лицо можно создать, нажав горячую клавишу "Ф" в русской раскладке.

Обратите внимание: при добавлении физического лица Case.one предложит вам выпадающий список, если такое имя уже есть в системе. Чтобы не добавлять участника повторно, просто выберите вариант из списка и обновите данные.

Создание карточки организации

Создать карточку компании можно двумя способами: из карточки дела, перейдя на вкладку "Участники", или из раздела "Контакты" основного меню. При внесении в поля карточки ИНН возможна синхронизация с Casebook – автоматическое заполнение данных о компании. Список участников выстраивается в алфавитном порядке.

Добавление участника вручную

1. В разделе "Контакты" в основном меню нажмите на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу страницы.
2. Кликните по значку "Организация".
3. Заполните обязательное поле – название компании.
4. Укажите дополнительную информацию.
5. Для завершения процесса нажмите кнопку "Добавить".
6. Также вы можете добавить новую организацию, нажав горячую клавишу "О" (русская раскладка).

Добавление участника автоматически

Данная функция доступна только при подключенном аккаунте Casebook.
1. В разделе "Контакты" в основном меню нажмите на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу страницы.
2. Кликните по значку "Организация".
3. Заполните поле "ИНН". Если данная компания представлена в Casebook, система предложит вам заполнить все поля автоматически.
4. Чтобы подтвердить заполнение, нажмите кнопку "Заполнить".
5. Для сохранения участника нажмите кнопку "Добавить".

Обратите внимание: при добавлении организации Case.one предложит вам выпадающий список, если такое наименовании уже есть в системе. Чтобы не добавлять участника повторно, просто выберите вариант из списка и обновите данные.

Просмотр и редактирование карточки физического лица

Основная информация об участнике хранится в отдельной карточке: контактная информация, события, роли в делах, счета и депозиты.

Просмотр карточки физического лица

1. Откройте раздел "Контакты" в главном меню или вкладку "Участники" в карточке дела.
2. Выберите из списка физическое лицо и кликните по его имени и фамилии.
3. В новой вкладке откроется карточка участника, в которой вы можете посмотреть контактную информацию, события, дела и депозит.

Редактирование карточки физического лица

Внесите изменения в данные об участнике и нажмите кнопку "Сохранить" в правом нижнем углу экрана.

Просмотр и редактирование карточки организации

Основная информация об организации хранится в отдельной карточке: контактная и дополнительная информация, участники, события, связанные дела и депозиты. А также список всех сотрудников – физических лиц, у которых в информации указана данная компания.

Просмотр карточки организации

1. Откройте раздел "Контакты" в главном меню или вкладку "Участники" в карточке дела.
2. Выберите из списка организацию и кликните по наименованию.
3. В новой вкладке откроется карточка участника, в которой вы можете посмотреть контактную информацию, события, дела и депозит.

Редактирование карточки организации

Внесите изменения в данные об участнике и нажмите кнопку "Сохранить" в правом нижнем углу экрана.

Работа с банковскими счетами

В карточке участника можно отслеживать сумму, которую клиент уже перевел компании.

Просмотр банковского счета

1. Откройте карточку участника.
2. Перейдите на вкладку "Банковский счет".
3. В карточке будет показана сумма, которую уже заплатил клиент и которая ещё не была использована в счетах.

Добавление транзакции

1. На вкладке "Банковский счет" карточки участника нажмите на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу экрана.
2. Выберите пункт "Транзакция".
3. В открывшемся всплывающем окне внесите информацию. Дата платежа будет установлена автоматически, но вы можете её изменить.
4. Аналогично можно добавить неограниченное количество платежей.

Удаление транзакции

1. Для удаления транзакции нажмите на значок "" в конце строки.
2. Выберите "Удалить".
3. Подтвердите действие, нажав "Удалить".

Добавление перевода средств

1. На вкладке "Банковский счет" карточки участника нажмите на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу экрана.
2. Выберите пункт "Перевод средств".
3. В открывшемся всплывающем окне внесите информацию. Дата платежа будет установлена автоматически, но вы можете её изменить.
4. Аналогично можно добавить неограниченное количество платежей.

Удаление перевода средств

1. Для удаления перевода нажмите на значок "" в конце строки.
2. Выберите "Удалить".
3. Подтвердите действие, нажав "Удалить".

Просмотр и фильтрация списка участников

Список участников дела сохраняется в карточке, а общий список участников по всем делам можно посмотреть в разделе "Контакты" основного меню. Список добавленных участников выстраивается в алфавитном порядке. Чтобы найти среди множества участников нужного, используйте фильтры.

  1. Откройте раздел "Контакты" в основном меню.
  2. Установите фильтры – укажите название дела, тип участника (компания или физическое лицо), выберите роль в деле.
    Обратите внимание: при поиске по номеру телефона не учитываются пробелы между цифрами, дефисы и скобки в искомых телефонах.
  3. Система сформирует список всех участников, подходящих под заданные условия.
  4. Для установки новых параметров нажмите кнопку "Сбросить" и настройте другие фильтры.

Также вы можете найти участника по названию при помощи строки быстрого поиска. Для этого кликните мышкой рядом со значком "Лупа" и начните вводить имя.

Объединение участников

Если в системе появилось несколько одинаковых участников, их можно объединить в одну карточку.

  1. Откройте раздел "Контакты" основного меню.
  2. В списке отметьте галочками участников, которых вы хотите объединить в одну карточку.
  3. Кликните по значку "" в правом верхнем углу страницы и выберите пункт "Объединить".
  4. Выберите из списка участника, в карточку которого вы хотите перенести информацию по участию в делах, и нажмите кнопку "Объединить".
    Обратите внимание: если в объединяемых контактах одно и то же поле заполнено разной информацией, сохранится вариант той карточки, в которую вы переносите информацию.
  5. Информация из всех указанных карточек сохранится в карточке выбранного участника. Остальные участники будут удалены.

Групповая отправка писем участникам

Вы можете отправлять участникам письма не только из конкретного дела. Функция "Отправить Email" доступна при групповой отправке в общем разделе "Контакты" и в соответствующей вкладке карточки дела.

  1. Откройте раздел "Контакты".
  2. В списке отметьте галочками участников, которым вы хотите отправить письмо.
  3. Кликните по значку "" в правом верхнем углу страницы и выберите пункт "Отправить Email".
  4. Если у кого-то из участников не указан Email, система предложит его указать или пропустить.
  5. В открывшемся окне укажите тему и текст сообщения.
  6. Нажмите кнопку "Отправить".
  7. Письмо будет отправлено нескольким участникам.

Просмотр информации об участии в делах

В карточку участника можно добавить информацию о том, в каких делах и в какой роли он участвовал.

  1. Откройте раздел "Контакты".
  2. Найдите интересующего участника, кликните по значку "" в конце строки и выберите функцию "Редактировать". Или кликните по имени/наименованию нужного участника, чтобы открыть его карточку.
  3. В карточке участника перейдите на вкладку "Дела".
  4. Здесь отображается список всех дел, в которых он принимает участие.

Исключение участника из дела

Пользователи системы могут исключить участника из дела, но при этом он сохранится в общей базе участников.

Исключение одного участника

1. Откройте карточку дела.
2. Перейдите на вкладку "Участники".
3. Найдите интересующего участника, кликните по значку "" в конце строки и выберите функцию "Исключить из дела".
4. Подтвердите действие, нажав "Исключить", или отмените процесс исключения.

Групповое исключение участников

1. Откройте раздел "Участники".
2. Поставьте галочки напротив интересующих участников.
3. Для исключения всех участников дела одновременно поставьте галочку возле столбца "Наименование".
4. Кликните по значку "" в конце строки и выберите функцию "Исключить".
5. Подтвердите действие, нажав "Исключить", или отмените процесс удаления.

Удаление участника

Любой контакт можно полностью удалить из системы в соответствующем разделе главного меню.

Удаление одного контакта

1. Откройте раздел "Контакты".
2. Найдите интересующего участника, кликните по значку "" в конце строки и выберите функцию "Удалить".
3. Подтвердите действие, нажав "Удалить", или отмените процесс удаления.

Групповое удаление участников

1. Откройте раздел "Контакты".
2. Поставьте галочки напротив интересующих участников.
3. Для удаления всех участников дела одновременно поставьте галочку возле столбца "Наименование".
4. Кликните по значку "" в конце строки и выберите функцию "Удалить".
5. Подтвердите действие, нажав "Удалить", или отмените процесс удаления.

Case.one позволяет создать и вести реестр текущих и потенциальных клиентов и других участников дел. Профиль контакта хранит всю историю вашего взаимодействия и список дел, поэтому вся нужная информация всегда под рукой.

Оцените курс

Насколько курс был вам полезен?
Спасибо за оценку!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Рекомендуем посмотреть

Удобная работа с отчетами

  • Формируйте отчеты по проектам и делам, тематически их группируйте, предоставляйте доступ коллегам и направляйте их клиентам.
Смотреть

Управление распределенной командой

  • Измеряйте производительность удалённых сотрудников с помощью лент активности и трекеров задач.
Смотреть
Case.one

Система управления юридическими процессами.
Начните работать уже сегодня

начать работу