Академия Pravo Tech
Я хочу изучить
Case.one

Храните документы дела в одном месте

В системной папке "Дела" автоматически сохраняются все документы из доступных пользователю дел. Файлы разных форматов можно добавлять, редактировать или удалять на вкладке "Документы" в карточке дела или в разделе "Документы" основного меню.

Добавление документа

В системе Case.one можно хранить документы различных форматов. При этом у пользователей есть три способа добавить документ в систему:

  1. Прикрепить файл к карточке дела.
  2. Добавить в задачу.
  3. Загрузить в систему в разделе "Документы" в основном меню.

Рассмотрим каждый из способов.

Добавление документа в карточке дела

Чтобы добавить документ в карточке дела пользователю необходимо:
1. Открыть вкладку "Документы" в верхней панели меню карточки.
2. В правом нижнем углу надо нажать на кнопку "Плюс", а затем "Загрузить документы".
3. Выбрать документы и нажать на кнопку "Открыть".
4. В появившемся окне указать тип документа и нажать кнопку "Загрузить". Файлы будут загружены в общий список документов.

Добавление документа в форме задачи

Все файлы, которые пользователь добавляет в задачи, автоматически сохраняются в карточке дела. При добавлении файла к задаче форма документа не отображается. Если задача находится в деле, то документ создается в корневой папке дела. При изменении файла в документе, в задаче отображается актуальный файл, который указан в данный момент в документе.

Добавление документа в основном меню

Чтобы добавить документ в основном меню пользователю необходимо:
1. В разделе "Все документы" основного меню надо нажать на кнопку "Плюс", а затем "Загрузить файл".
2. После выбора документов для загрузки указать для каждого файла тип.
3. При необходимости отредактировать название и изменить дату получения документа.
4. Для завершения процесса нажать кнопку "Загрузить".

Просмотр, редактирование и удаление документа

Пользователи могут открывать документы docx и xlsx в Word и Excel Online, а также редактировать их, сохраняя изменения напрямую в системе, настроив интеграцию с Office 365 или Box.com. Кроме того, любой документ можно полностью удалить из системы.

Просмотр документа в Word/Excel Online

Откройте раздел "Документы" в главном меню или вкладку "Документы" в карточке дела. Напротив наименования нужного файла кликните по значку "" и выберите пункт "Открыть в Word/Excel Online". В новой вкладке откроется выбранный вами документ.

Предпросмотр документов в Box.com

Благодаря интеграции с Box.com вы можете просматривать все документы по делам внутри системы. Для этого администратору необходимо подключить интеграцию в разделе "Приложения". Откройте раздел "Документы". Кликните по значку "" в конце строки с нужным документом и выберите пункт "Просмотр". Документ автоматически откроется для просмотра в новой вкладке. Также пользователь может просмотреть документ, кликнув на него в форме редактирования документа.

Редактирование документа в Word/Excel Online

Созданный документ в любой момент можно отредактировать. Чтобы изменить тип, дату или название, откройте интересующий вас документ и внесите правки в форме. Зафиксируйте изменения, нажав кнопку "Сохранить". Для редактирования самого документа, напротив наименования нужного файла кликните по значку "" и выберите пункт "Открыть в Word/Excel Online". В новой вкладке откроется выбранный вами документ. Отредактируйте документ. Все внесенные изменения автоматически сохраняются в документе внутри системы.

Удаление документа

Любой документ можно полностью удалить из системы. Для этого откройте раздел "Документы" в главном меню или вкладку "Документы" в карточке дела. Кликните по значку "" в конце строки с названием документа и выберите пункт "Удалить". Подтвердите действие, нажав "Удалить", или отмените действие. Обратите внимание, что документ нельзя будет восстановить.

Папка документов

Папки документов предназначены для группировки файлов, которые связаны общей тематикой. Пользователи могут создать неограниченное количество тематических папок, которые будут доступны всем. Собственные папки можно создавать как в разделе "Документы", так и в карточке дела.

Создание папки с документами в разделе "Документы"

1. В разделе "Документы" основного меню или на соответствующей вкладке карточки дела нажать на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу страницы и выбрать пункт "Создать папку".
2. Ввести название новой папки.
3. Добавить новый файл, кликнув по папке.
4. Нажать на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу страницы и выбрать пункт "Загрузить документы".
5. Также загрузить файлы из общего списка папок, кликнув по значку "" в конце строки с названием папки и выбрав пункт "Загрузить документы".

Загрузка папки с документами

Нажав на кнопку "Плюс" в правом нижнем углу страницы, выберите пункт "Загрузить папки". В открывшемся всплывающем окне выбрать папку, которую надо перенести в систему, нажать на кнопку "Загрузить" и подтвердить действие. Также можно загрузить папку с помощью функции Drag&Drop – нужно выбрать папку и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить папку в систему.

Изменение, перемещение и удаление папки с документами

Чтобы произвести какое-то действие с папкой, нужно кликнуть по значку "" в конце строки с названием и выбрать нужный пункт. При удалении папки подтвердить действие, нажав "Удалить", или отменить действие. Обратите внимание, что все вложенные файлы будут удалены вместе с папкой. Обратите внимание, что документ нельзя будет восстановить.

Перемещение документа в другую папку

В разделе "Документы" в главном меню или на вкладке "Документы" в карточке дела кликнуть по значку "" в конце строки с названием документа и выбрать пункт "Переместить". В появившемся списке выбрать папку, в которую необходимо переместить документ. Для перемещения файла нажать кнопку "Переместить" и подтвердить действие. Также можно переместить документ из одной папки в другую при помощи метода Drag&Drop – перетащить файл, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Просмотр и фильтрация списка документов

Найти нужный документ вы можете при помощи набора фильтров или используя строку быстрого поиска по наименованию. Для этого перейдите в раздел "Документы". Для поиска документа установите интересующие фильтры: выберите тип, укажите период получения документа или автора. Система сформирует список документов, подходящих под заданные условия. Для установки новых параметров нажмите кнопку "Сбросить" и настройте другие фильтры.

Также вы можете воспользоваться строкой поиска, чтобы найти нужный документ. Просто введите название файла, и система выдаст вам список всех подходящих файлов.

В разделе "Документы" хранятся все документы из разных дел. Это облегчает пользователям работу с файлами, так как их можно просмотреть, отредактировать и удалить в пару кликов. Удобно искать документы благодаря фильтрам и строке быстрого поиска.

Оцените курс

Насколько курс был вам полезен?
Спасибо за оценку!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Рекомендуем посмотреть

Ведите дела, проекты и контролируйте работу юристов в одном окне

  • Реализовывайте единые стандарты организации и ведите дела в юридических департаментах в системе Case.one.
Смотреть

Организуйте работу с делами

  • Группируйте проекты и дела по общей тематике, создавайте подпапки, делитесь информацией с коллегами в системе Case.one.
Смотреть
Case.one

Система управления юридическими процессами.
Начните работать уже сегодня

начать работу